Secretaria General

PERFIL PUESTO DE SECREATRIA GENERAL

Misión del cargo:
Prestar apoyo profesional en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para
lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento en diversas oficinas del Instituto.

Productos o resultados esperados del cargo:
1. Documentos archivados y administrados de forma eficiente y correcta.
2. Supervisión de las Agendas del Rector y Director Académico para su seguimiento con
eficiencia y de forma óptima.
3. Comunicación interna y externa desarrolladas en óptimas condiciones.
4. Atención a los Objetivos y metas del Plan Operativo para informar si son cumplidos
satisfactoriamente.

Funciones principales:
1. Mantiene la agenda de Rectoría y Dirección Académica y ayuda en la planificación de
las citas, reuniones del Consejo Académico y demás actividades académicas.
2. Funge como secretaria del Consejo Académico y demás instancias consultivas
definidas por el Rector, de los que redactará las Actas y notificará las resoluciones a
quien corresponda.
3. Custodia el Archivo Académico del Instituto, así como de la custodia de los libros,
símbolos y sellos del Instituto, y velar por la imagen corporativa de acuerdo con la
identidad de la Institución.
4. Custodia el archivo de convenios suscritos con entidades nacionales e internacionales y
resguardar la documentación general del Instituto.
5. Promueve la comunicación institucional.
6. Garantiza la organización de los actos oficiales y de graduación del Instituto, en
coordinación con Registro Académico.
7. Garantiza las convocatorias de las actividades relacionadas con los docentes y
estudiantes.
8. Coordina la elaboración del calendario general del Instituto por cada año, previa
consulta con las unidades pertinentes.
9. Responde por la recepción y distribución de la correspondencia dirigida al Rector.
10. Verifica la correspondencia y documentación entrante y saliente del área (cartas,
documentos digitales, oficios, memorando, publicaciones, entre otros) corroborando su
correspondencia a la Unidad, realizando el registro correspondiente y coordinando su
envío a áreas internas y/o externas del Instituto.
11. Maneja el fondo de caja chica, realizando la rendición según procedimientos
Institucionales.
12. Administra documentación institucional, según procedimientos, formatos y condiciones
de confidencialidad correspondiente.

13. Elabora y completa documentación interna y/o externa (física y electrónica), redactando
y tipeando cartas, oficios, informes, actas, minutas entre otros, e imprimiendo,
fotocopiando y escaneando documentos, según requerimientos de su jefatura y
formatos establecidos.
14. Coordina la disponibilidad de salas, materiales y equipos de su Unidad para desarrollo
de las clases, planificando diariamente según requerimientos de profesores, verificando
el registro de la información pertinente, entrega y retiro de equipos (notebooks,
proyector, audio, entre otros) y apertura y cierre de salas en plazo y horario
correspondiente.
15. Tramita nombramiento de docentes, solicitando los antecedentes pertinentes y
resguardando su expediente.
16. Colaborar con el departamento de Recursos Humanos de la institución en coordinación
con la Dirección Administrativa (Preparación y organización de las actividades festiva
del personal).
17. Colabora con el cumplimiento de las políticas de Recursos Humanos: uso de uniforme,
uso de carné, horarios, etc.
18. Esta atenta al cumplimiento de las tareas que le sean asignadas por el Rector.
Formación académica:
Licenciatura en Administración de Empresas o campos similares.
Experiencia laboral:
Secretaría Ejecutiva, asistente administrativa o posiciones similares
Período probatorio:
3 meses

Formación Académica:
Licenciatura en Administración de Empresas, Mercadeo o campos similares.

Experiencia Laboral:
Posiciones similares, servicio al cliente o mercadeo. – 3 años mínimo

Período probatorio:
3 meses